PERSONVERNERKLÆRING FOR REDD BARNA

Om erklæringen

For Redd Barna er det viktig at du kjenner deg trygg når du er i kontakt med oss. Vi følger norske lover for personvern og EUs personvern­forordning (GDPR) – noe som betyr at vi respekterer din integritet og din rett til å ha kontroll over dine person­opplysninger.

Våre veiledende prinsipper er enkle; vi er åpne om hvilke opplysninger vi har om deg og hvorfor, og vi beskytter dine opplysninger på best mulig måte.

Personvernerklæringen beskriver Redd Barnas håndtering av person­opplysninger i detalj og angir kontaktperson i organisasjonen for spørsmål relatert til personvern. Redd Barna er behandlings­ansvarlig på den måten det beskrives i dette dokumentet, og vi er ansvarlig for at behandlingen skjer i tråd med gjeldende regelverk.

Erklæringen gjelder for deg som er i kontakt med oss som barn, fadder/giver, medlem, frivillig, tillitsvalgt, aktivist, eller er interessert eller engasjert i vår virksomhet av andre grunner. Den gjelder også deg som er i kontakt med oss gjennom ditt yrke, søker jobb i Redd Barna eller er ansatt hos oss.

Redd Barna har et hovedkontor, fem regionkontor og Redd Barna-grupper lokalt i regionene. Redd Barna-grupper består av frivillige som er engasjert i frivillig arbeid for barn i Norge eller i kampanje- og påvirkningsarbeid for barns rettigheter.

1. BEHANDLINGS­ANSVARLIG

Redd Barnas generalsekretær er på vegne av Redd Barna behandlings­ansvarlig for organisasjonens behandling av person­opplysninger.

2. INNHENTING AV PERSON­OPPLYSNINGER

Redd Barna innhenter og lagrer person­opplysninger om deg:

• Når du registrerer deg som fadder/giver, medlem, frivillig eller i Redd Barna
• Når du gir gaver via våre nettsider, SMS, vipps eller andre kanaler/apper
• Ved bestilling av en tjeneste eller service som tilbys i en av våre kanaler
• Når du fyller inn et skjema som ber om person­opplysninger på våre nettsider
• Når du melder deg på Redd Barnas nyhetsbrev
• Når du skriver under på et opprop
• Når du deltar i Barnas valg
• Når du som er barn eller ungdom medvirker i aktiviteter eller prosjekter med Redd Barna hvor det anses nødvendig å innhente person­opplysninger
• Når du registrerer deg til en aktivitet i regi av Redd Barna
• Når du du blir valgt til tillitsverv i Redd Barna
• Når du kontakter oss via epost, telefon, nettside eller sosiale medier
• Når du er i kontakt med vårt kundesenter
• Ved besøk på våre nettsider, forut­satt at du har godkjent våre cookies (les mer om cookies i punkt 7).
• Ved rekruttering av ansatte til Redd Barna
• Når du jobber i Redd Barna

Redd Barna samler i all hovedsak inn person­opplysninger direkte fra deg. Vi henter ikke inn mer informasjon enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med innhentingen av person­opplysninger. Se punkt 3 for detaljert informasjon om hvilke person­opplysninger vi lagrer om de ulike støttespillerne våre.

I visse tilfeller innhenter vi også person­opplysninger fra andre parter – slik som data- og analysefirmaet Bisnode. Ved hjelp av Bisnode får vi lagt til mobil­nummer og fødsels­dato til din bruker. Dette gjør vi for å sikre at vi har riktige opplysninger om deg. For SMS-givere benyttes mobil­nummer for å innhente øvrig kontakt­informasjon slik at vi kan holde kontakt med våre SMS-givere.

3. HVILKE PERSON­OPPLYSNINGER VI LAGRER OG HVOR LENGE VI LAGRER DEM

Redd Barna innhenter og lagrer ikke flere opplysninger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.

Du har rett til innsyn i de opplysninger Redd Barna har registrert om deg og kan be om at opplysninger oppdateres, arkiveres eller slettes. Redd Barna har etablert rutiner for å slette og arkivere person­opplysninger. Rutinene varierer avhengig av hvilken tilknytning du har til Redd Barna, se punkt 3.1. – 3.4 for hvilke opplysninger vi lagrer om våre støtte­spillere og hvor lenge vi lagrer informasjonen.

3.1. Givere og faddere

For å gi våre givere og støtte­medlemmer en god oppfølging lagrer vi navn, adresse (inkludert adresse­historikk), fødsels­nummer, telefon­nummer, e-postadresse, innsamlet beløp, kjønn og hvordan personen ble vervet.

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med din giveravtale i Redd Barna lagres i vårt giver- og medlemsregister så lenge du anses å være aktiv giver i Redd Barna. I tråd med bransjenormen for frivillige organisasjoner og behandling av personopplysninger anses en giver å være aktiv giver i 3 år etter at siste bidrag ble gitt. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare lagres i 5 år, i henhold til lovens krav.

3.2. Frivillige og medlemmer

For å følge opp våre frivillige og medlemmer lagrer vi navn, fødsels­nummer/fødselsdato, kjønn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Frivillige som arbeider direkte med barn må også fremvise plettfri vandelsattest og vi registrerer at dette er fremvist (vi lagrer ikke selve attesten). Det er også et krav om at frivillige gjennomfører obligatorisk opplæring og signerer Redd Barnas etiske retningslinjer og vi registrerer at disse kravene er oppfylt.

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med ditt medlemskap eller som frivillig i Redd Barna lagres i vårt giver- og medlemsregister så lenge du anses å være aktivt medlem eller aktiv frivillig i Redd Barna. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i 5 år, i henhold til lovens krav.

3.3. Nyhetsbrev, under­skrifts­kampanje, SMS-aktivist og nettaktivist

Når du abonnerer på vårt nyhetsbrev lagrer vi e-postadressen din. E-post­adressene slettes når du melder deg av nyhetsbrevet.

Når du signerer en under­skrifts­kampanje, lagrer vi navn, e-postadresse, informasjon om kampanjen og telefonnummer. Med mindre du har samtykket til videre informasjon slettes opplysningene hos Redd Barna når kampanjen er ferdig og signaturene er overlevert til myndighetene eller andre aktører som det kommer frem av i underskriftskampanjen.

Hvis du oppgir telefonnummeret ditt og samtykker til videre kommunikasjon kan det hende at vi ringer deg eller sender SMS for å spørre om du vil støtte arbeidet til Redd Barna.

Når du melder deg som SMS-aktivist lagrer vi telefonnummeret ditt. Redd Barna bruker nummeret opp mot Brønnøysundregisteret for å innhente navn og adresse slik at vi kan sende informasjon om arbeidet du støtter og for at det skal være enkelt å ordne skattefradrag på donerte midler dersom du ønsker skattefradrag.

Når du blir nettaktivist lagrer Redd Barna din e-postadresse, og navn dersom du har opplyst om dette. E-post­adressen slettes dersom du melder deg av kontakt­listen eller kontakter oss via epost/telefon.

Alle person­opplysninger som nevnes i punkt 3.3 slettes dersom du kontakter Redd Barna via e-post eller telefon. Unntaket er om vi er pålagt av norsk lov å oppbevare informasjonen.

3.4. Bestilling av undervisnings­materiell

Har du bestilt undervisningsmateriell av Redd Barna lagrer vi navn, e-post­adresse og postadresse for å sende deg bestilt materiell. Du kan også melde deg på elektronisk kommunikasjon om nytt undervisnings­materiell og da lagrer vi informasjon om at du ønsker å motta slik informasjon. Opplysningene lagres frem til du har meldt deg av nyhetsbrev om undervisnings­materiell fra Redd Barna.

4. FORMÅL MED BEHANDLINGEN

Redd Barna behandler person­opplysninger for de formål som oppgis i denne erklæringen. Formål oppgis også ved innsamling av opplysninger.

Vi samler inn informasjon om våre støtte­spillere for å kunne;

• Bekrefte din identitet
• Ta imot og registrere gaver og andre bidrag til Redd Barna
• Bruke fødselsnummer slik at du får skatte­fradrag for ditt bidrag dersom du ønsker dette
• Fullføre bestilling av tjenester via kanaler som tilbys av Redd Barna
• Registrere medlemskap og registrering som medlem, frivillig og tillitsvalgt og å følge opp disse
• Muliggjøre god service, slik som å håndtere dine henvendelser, rette opp feil informasjon eller å sende deg informasjon

Vi benytter også personopplysninger for markedsføring og formidling av informasjon om Redd Barna.

• Dersom du har gitt samtykke brukes e-post til å begrense reklame på Facebook til personer som allerede er givere. Vi bruker også Facebook til å finne likesinnede som er potensielle støttespillere av Redd Barna.
• Dersom du er en av våre aktive støttespillere kontakter vi deg også via SMS, e-post, telefon eller post om andre kampanjer eller tjenester som vi tror kan være av interesse for deg. Dette kan du når som helst melde deg av.
• For å informere deg relevant, målrettet og kostnadseffektivt i ulike kanaler om vårt formål, arbeid og resultater generelt, din giverrelasjon og andre eventuelle støttemuligheter som finnes hos oss
• For å kunne bruke personopplysninger til å begrense eller målrette informasjon og markedsføring tilpasset dine interesser i sosiale medier
• For å kunne gjennomføre remarketingaktiviteter

Vi behandler også personopplysninger for å kunne drive vår virksomhet, det innebærer blant annet at vi behandler dine personopplysninger når du er i kontakt med oss av ulike grunner. Eksempler på administrasjon som innebærer behandling av person­opplysninger er:

• Når du henvender deg til oss på e-post håndterer vi person­opplysninger for å kunne holde kontakt med deg og svare på din henvendelse.
• Om du er i kontakt med oss i forbindelse med yrkesrolle eller lignende kan dine person­opplysninger lagres i referater, på fakturaer og lignende.
• I vår økonomiske administrasjon og oppfølging forekommer person­opplysninger på fakturaer/ kreditnota og utleggs­refusjon.

5. GRUNNLAGET FOR BEHANDLINGEN

Vi behandler i all hovedsak person­opplysninger om deg for å ivareta vår forpliktelse og avtale med deg som fadder, giver, medlem, frivillig, SMS-aktivist, nyhets­brevs­abonnent eller i forbindelse med andre tjenester som vi tilbyr.

Noen av opplysningene om deg kan også oppbevares på grunn av krav i norsk lov. Eksempel på dette er rapportering av ditt bidrag til Redd Barna til skatte­myndighetene dersom du ønsker skattefradrag for ditt bidrag, eller å innfri våre plikter i henhold til bokføringsloven.

I noen tilfeller ser vi også behov for å innhente samtykke fra deg. Du kan når som helst trekke ditt samtykke eller takke nei til å motta informasjon fra oss. Tjenester som krever aktivt samtykke:

• Digital kommunikasjon
• Påmelding til Redd Barnas arrangementer for de som ikke er våre aktive støttespillere
• Markedsføring av Redd Barna

Behandling av personopplysninger skjer i tråd med gjeldende regelverk og innebærer at opplysninger om deg ikke lagres lengre enn nødvendig og med hensyn til formålet med behandlingen. Vi har interne rutiner for å sikre dette, se punkt 3 som beskriver hvor lenge vi oppbevarer opplysninger om deg.

6. INFORMASJONS­BEHANDLING OM BARN

Redd Barna behandler også person­opplysninger om barn og ungdom og disse personopplysninger gis et særlig vern.

6.1. Basargaver fra barn

Når Redd Barna mottar basargaver fra barn så er det vanligvis en foresatt/voksen som foretar innbetalingen og gaven blir da registrert på den voksne. For å kunne sende diplom og takke basarbarna mottar vi navn, alder og adresse på barna som har vært med på innsamlingen. Disse opplysningene blir registrert for dette formålet og slettet innen 3 måneder. I de tilfellene hvor innbetalinger (både basarbidrag og andre gaver) blir gjort i barns navn (og vi blir opplyst om at dette er et barn), så registreres gaven på barnet som reserveres mot andre henvendelser.

6.2. Bilder og filmer av barn

I noen tilfeller publiserer vi bilder og filmer av barn på nettsidene våre dersom vi har samtykke om dette fra barna selv og deres foreldre/foresatte. Bilder og filmer fjernes når barn eller foreldrene ber om det via telefon eller e-post.

6.3. Barne­ambassadører

Vi samler inn disse personopplysningene om Redd Barnas barneambassadører: navn, adresse, telefonnummer, epost, fødselsdato, skole, klassetrinn samt navn, telefonnummer og epost til foresatte/primær kontaktperson/verge. Ambassadørene fyller også inn et informasjonsskriv der de forteller om sine interesser, her har de mulighet for å nevne andre opplysninger som de ønsker at vi skal vite om. Vi samler inn disse opplysningene for å følge opp ambassadørene i deres samarbeid med oss. Opplysningene oppbevares i skjema på Redd Barnas intranett, mens eventuelle sensitive opplysninger fra infoskriv oppbevares separat. Kontaktinfo og opplysninger slettes når ambassadøren slutter.

6.4. Barnas valg

Vi behandler personopplysninger i for­bindelse med barnas valg og samler inn navn, skole, klassetrinn og opplysning om politisk ståsted. Vi lagrer person­opplysningene separat fra opplysning om politisk ståsted slik at det ikke er mulig å finne ut hvilken person som stemte på hvilket parti. Opp­lysningene samles inn for å regne ut valgresultat per fylke og landsoversikt. Person­opplysningene slettes når valg­resultatet er presentert.

6.5. Barns medvirkning i aktiviteter og prosjekter

Når barn medvirker i aktiviteter og prosjekter i regi av Redd Barna samler vi inn person­opplysninger der det er nødvendig. Vi samler ikke inn mer opplysninger enn vi må. Hva vi samler inn varierer, men vi samler i hovedsak inn navn, alder, kjønn og kontak­tinformasjon til barna og/eller barnas foreldre/foresatte. Dersom det er barn i sårbare grupper som deltar behandles informasjonen særlig konfidensielt og informasjon til rapporter anonymiseres i tråd med regler for dette. Person­opplysninger slettes når prosjektet er gjennomført.

7. WEBANALYSE, INFORMASJONS­KAPSLER/COOKIES OG LAGRING

Vi bruker informasjons­kapsler/cookies på våre nettsider for å gi deg best mulig bruker­opplevelse og service. I henhold til lov om elektronisk kommunikasjon informerer vi våre besøkende om bruk av informasjons­kapsler (cookies). Les mer om vår bruk av informasjons­kapsler på nettsidene våre

Redd Barna bruker også analyse­verktøyet Google Analytics for å se på bruker­mønsteret på nettsidene våre for å bedre forstå brukermønsteret til våre besøkende og gi deg et best mulig innhold. Informasjonen som samles inn via Google Analytics lagres på Googles servere og er underlagt Googles retnings­linjer for personvern.

Redd Barna benytter også Facebook-pixler for å analysere hvorvidt innholdet vi legger ut på Facebook er av interesse og for å se om kommunikasjonen vår oppnår ønsket effekt. Du kan lese mer om hvordan Facebook behandler personopplysninger og hvilke opplysninger de deler videre med oss og på hvilken måte her.

Noen ganger ønsker vi også å vite om det vi sender ut blir lest, er av interesse for mottakeren eller at innholdet vises riktig. For å vite dette logger vi i noen tilfeller om du åpner e-posten, om lenkene i e-posten åpnes, om e-posten leses på mobil eller datamaskin, og hvilken e-postklient og hvilket operativ­system som brukes.

8. UTLEVERING AV OPPLYSNINGER TIL TREDJE­PARTER

Personopplysninger deles kun med andre selskaper eller underleverandører som utfører oppgaver på vegne av Redd Barna og i forbindelse med levering av våre tjenester. Alle våre under­leverandører er underlagt data­behandler­avtale med Redd Barna. Det er Redd Barna som har data­behandler­ansvar for all data som innhentes.

I noen sammenhenger deler vi, overfører eller på annen måte utleverer person­opplysninger til andre fordi vi er rettslig forpliktet til det, slik som når vi utleverer nødvendig informasjon til Brønnøysund­registeret og skatteetaten.

For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter avtale med deg utleveres nødvendige opplysninger til våre sam­arbeids­partnere og under­leverandører. Eksempelvis lagres personopplysninger i vårt giver- og medlemsregister. Når vi behandler en faktura lagres betalings­informasjon i vårt fakturerings­system. Disse systemene driftes av andre selskaper og informasjon lagres derfor også hos dem i tråd med vår data­behandler­avtale.

9. RETTIGHETER FOR DEN REGISTRERTE

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Du kan kreve innsyn i egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger. Du kan også klage til Datatilsynet på behandling som er i strid med reglene.

10. PERSONVERN­OMBUD

Redd Barna har oppnevnt et person­vern­ombud, stillingen er lagt til general­sekretærens stab. Person­vern­ombudet påser at person­opplysningslovens regler om behandling av person­opplysninger blir fulgt. Person­vern­ombudet nås på kontak­tinformasjonen som gis i punkt 13 i denne erklæringen.

11. INFORMASJONS­SIKKERHET

Redd Barna har etablert og doku­mentert rutiner og tiltak som skal sikre dine person­opplysninger, integriteten av opplysningene, tilgjengeligheten og konfidensialiteten av dem.

Vi sikrer dine person­opplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangs­kontroll, samt ved kryptering av sensitive deler av opplysninger.

12. OPPLYSNINGER OM VÅRE ANSATTE

Redd Barna innhenter og behandler følgende personopplysninger om våre ansatte: navn, kjønn, fødselsdato, adresse, telefonnummer, e-postadresse, ansattnummer, stillingstittel, lønnsnivå, kontonummer, kontaktinfo til pårørende, navn på barn og fagforeningstilhørighet. Våre ansatte må fremvise plettfri vandels­attest og vi lagrer også informasjon om at dette er fremvist i henhold til norske lover.

Disse opplysningene har vi for å;

• Gjennomføre nødvendig personal­administrasjon og utbetale lønn
• Gi ansatte IT-utstyr og tilganger til applikasjoner som er nødvendig for å få utført arbeidsoppgaver
• Gi mobilabonnement til ansatte som har valgt å ha sitt abonnement hos vår leverandør.
• Registrere at ansatte oppfyller krav om plettfri politiattest i henholdt til norske regler.

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med ansettelse lagres i vårt personal­register frem til du avslutter ditt arbeidsforhold i Redd Barna. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i 5 år, i henhold til lovens krav. Redd Barna har rutiner for sletting av brukerkonto (inkludert e-post) og formatering av PC når arbeids­forholdet opphører.

Vi lagrer også opplysninger når vi rekrutterer til Redd Barna. Ved rekruttering benytter vi et digitalt rekrutteringssystem som ivaretar personvernreglementet.

13. KONTAKT­INFORMASJON

Dersom du har henvendelser som gjelder personopplysninger og personvern når du oss slik:

E-post: [email protected]

Telefon: (+47) 22 99 09 00

Adresse: Redd Barna Postboks 6902 St. Olavs plass, 0130 Oslo